Wenn Sie ein Hochschulanbieter mit einer Tier-4-Sponsorenlizenz für internationale Studierende sind, wissen Sie, wie wichtig es ist, die Vorschriften der britischen Einwanderungsbehörde (UKVI) einzuhalten. Die Nichteinhaltung der UKVI-Vorschriften kann schwerwiegende Folgen haben, z. B. den Verlust Ihrer Sponsorlizenz, die Kosten für einen Aktionsplan und die Schädigung Ihres Rufs.
Um Ihnen zu helfen, diese Risiken zu vermeiden, haben wir eine Liste mit unseren zehn besten Tipps zusammengestellt, um die Einhaltung der UKVI-Vorschriften zu gewährleisten! Sehen Sie sich diese unten an.
10 Tipps, die Ihrer Universität helfen, die UKVI-Compliance zu erreichen
Die Einhaltung der Tier-4-Vorschriften des UKVI stellt ein ständiges Risiko für Hochschulen dar, die internationale Studierende fördern. Der beste Weg, den Stress und die Risiken im Zusammenhang mit einem UKVI-Audit zu reduzieren, besteht darin, vorbereitet zu sein. Um sicherzustellen, dass Ihre Einrichtung ihre Pflichten als Sponsor erfüllt und auf ein Audit vorbereitet ist, sollten Sie die folgenden Tipps befolgen, die die wichtigsten Bereiche des Sponsor-Managements, der Überwachung von Studierenden, der Aufbewahrung von Unterlagen und der Berichterstattung abdecken:
1. Kennen Sie Ihre Verantwortlichkeiten
Der erste Schritt zur revisionssicheren Der erste Schritt zur Einhaltung der UKVI-Vorschriften besteht darin, alle Pflichten und Verantwortlichkeiten eines Tier-4-Sponsors zu kennen. Diese können auf der Website der britischen Regierung leicht überprüft werden. Die UKVI-Vorschriften sollten sich eng mit Ihren akademischen Vorschriften und es sollte klar sein, wo sie sich innerhalb Ihrer eigenen institutionellen Richtlinien. Dies ist wichtig damit Ihr Personal und Ihre Studenten wissen was von ihnen erwartet wird und welche Verfahren sie befolgen sollten.
2. Halten Sie Ihre Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand
Der nächste entscheidende Schritt zur revisionssicheren UKVI-Konformität ist machhaltigder eine aichtige und vollständige Aufzeichnungen über Ihre gesponserten Studenten. Die Paten sind verpflichtet Kopien ihrer Pässe aufzubewahren, Einwanderungsstatus, Visum, akademische Qualifikationen, englische Sprachzertifikate, finanzielle Dokumente, Kontaktdaten und alle anderen relevanten Informationen aufzubewahren. Diese Unterlagen sollten sicher aufbewahrt werden und leicht auffindbar in einem zentralen System innerhalb Ihrer Einrichtung gespeichert sein, da eine UKVI-Prüfung jederzeit Zugang zu diesen Informationen verlangen kann.
3. Ernennung eines dedizierten Compliance-Managers oder -Teams
Ein spezielles Team oder einen Manager innerhalb Ihrer Institution, der für Ihr UK zuständig istVI-Konformität zuständig ist, ist ein Schlüsselelement, um den Überblick über Ihre Verantwortlichkeiten. Normalerweise sind sie verantwortlich sein für die Hauptaspekte von Ihrer Tier 4 Sponsor Pflichten einschließlich der Überwachung von Studenten der Anwesenheit von Studenten, der Ablaufdaten von Visa, der Meldung von Änderungen an UKVI sowie der Verfolgung von Änderungen der Tier-4-Anforderungen und die Durchführung interner Audits.
Wenn Sie noch kein ein eigenes UKVI-Team haben, sollten Sie sich eines zulegen!
4. Einführung eines Anwesenheits- und Engagement-Systems
Einer der wichtigsten Aspekte Ihrer Pflichten als Tier 4 Sponsor UKVI ist es, sicherzustellen, dass die geförderten Studenten während ihres gesamten Aufenthaltes akademisch engagiert sind.
Ein Student ist sich akademisch engagieren wenn er aktiv und konsequent seinem Studiengang folgt.
Die Sponsoren müssen in der Lage sein, ihre Politik des akademischen Engagements auf Anfrage vorzulegen und nachzuweisen:
- wie sie angewandt wird
- dass Systeme zur Überwachung des akademischen Engagements vorhanden sind
- welche Informationen aufgezeichnet werden, um zu bestätigen, dass die Schüler sich akademisch engagieren
- welche Maßnahmen zu erwarten sind, wenn ein Mangel an akademischem Engagement festgestellt wird
- dass sie über ein solides System verfügen, mit dem sie feststellen können, ob ein Studierender sein Studium abgebrochen hat, und welche Maßnahmen sie dann ergreifen, um den Studierenden bei der Wiederaufnahme des Studiums zu unterstützen
Der effizienteste und empfehlenswerteste Weg, die Vorschriften einzuhalten, ist die Einführung eines Systems, das die Anwesenheit und das Engagement der Studenten in Echtzeit überwacht. Dadurch erhalten Mitarbeiter und Compliance-Teams sofortigen Zugriff auf die Daten, die sie für ein UKVI-Audit benötigen, und können sicherstellen, dass sie alle Studenten, die gegen ihre Tier-4-Visumspflichten verstoßen, schnell weiterverfolgen können.
5. Datensilos entfernen
Eine Herausforderung für viele Einrichtungen in Bezug auf die Einhaltung der UKVI-Vorschriften ist der Zugang zu Informationen über Tier-4-Studenten, die in verschiedenen Systemen gespeichert sind. Während einer UKVI-Prüfung benötigt der Prüfer Zugang zu Zulassungsunterlagen, Anwesenheits- und Fortschrittsberichten von Studenten, Anträgen auf mildernde Umstände, E-Mail-Kommunikation mit Studenten und anderen notwendigen Informationen. Wenn Sie all diese Informationen in mehreren verschiedenen Systemen speichern, kann es schwierig sein, sie bei einer Prüfung genau und schnell abzurufen.
"Eine gute interne Kommunikation ist wichtig, damit die Institute effizient arbeiten und die Anforderungen der Stufe 4 einhalten können ... [und] kann dazu beitragen, dass die Institute ihre Überwachungs- und Meldepflichten zuverlässig erfüllen können.
Verwendung eines zentralen Systems für alle Ihre UKVI-Bedürfnisse, einschließlich Verfolgung und Berichterstattung über die Anwesenheit von Studenten, Speicherung von Studenteninformationen und Kommunikation und die Verwaltung von Anträgen auf mildernde Umstände, bedeutet, dass all diese alle wichtigen Informationen zur Hand haben, wenn es Zeit für eine Auktion ist.dit.
6. Suchen Sie nach Anwesenheitstrends und -mustern
Gemäß dem UKCISA-Leitfaden für die Einhaltung der Tier 4-Richtlinien erwartet das UKVI, dass die Einrichtungen auch auf folgende Punkte achten Muster bei der Anwesenheit und Abwesenheit von geförderten Studenten.
Wenn geförderte Tier 4-Studenten regelmäßig bestimmte Lehrveranstaltungen oder "Kontaktpunkte" versäumen, wird von den Sponsoren nun erwartet, dass sie solche Muster erkennen und weitere Untersuchungen anstellen. Ein System zur Überwachung der Anwesenheit und des Engagements kann Ihnen dabei helfen, diese Trends bei Tier-4-Studenten zu erkennen.
Das SEAtS UKVI-Anwesenheits- und Warnsystem ermöglicht wichtige, umsetzbare Erkenntnisse durch Funktionen wie:
- Multimetrisches Diagramm: Vergleichen Sie Trends über alle Leistungs- und Engagement-Metriken hinweg.
- Modulvergleichsdiagramm: Vergleichen Sie die Anwesenheit, die eingereichten Arbeiten und die Noten in verschiedenen Modulen.
- Jährliches Anwesenheitsdiagramm: Zeigen Sie die Anwesenheitsmuster eines ganzen Jahres auf einen Blick an, und verschaffen Sie sich mit Hilfe von Drill-Downs einen Überblick über weitere verwertbare Erkenntnisse.
7. Verwenden Sie einen Frühwarn-Workflow
Die Einführung eines Anwesenheitssystems mit einem Frühwarnsystem ist ein weiterer wichtiger Schritt zur Gewährleistung der revisionssicheren Einhaltung der UKVI-Vorschriften. Ein Frühwarnsystem ermöglicht es den Mitarbeitern, "gefährdeten" Studenten zu helfen, ihr Studium wieder aufzunehmen, bevor sie es abbrechen oder Gefahr laufen, ihr Tier-4-Visum zu verlieren. Durch die Identifizierung dieser Studenten können die Mitarbeiter zusätzliche Unterstützung anbieten und ihren akademischen Fortschritt und Erfolg sicherstellen. Mit einem Frühwarn-Workflow warnt das System automatisch die Mitarbeiter und den Studenten, dass die Gefahr besteht, dass er sein Stipendium nicht mehr erhält. Der Arbeitsablauf kann vorbestimmte Interventionsstrategien für Tier 4-Studenten einleiten, ihren Fortschritt überwachen und die Situation eskalieren, wenn sie sich nicht wieder einbringen.
"Wirksame Verfahren zur Überwachung der Anwesenheit, die als Beispiele für bewährte Verfahren gelten, enthalten in der Regel Frühwarnindikatoren, um Schüler mit einer schlechten Anwesenheitsquote zu identifizieren. "
8. Melden Sie alle wichtigen Änderungen
Als Tier-4-Sponsor des UKVI ist es wichtig, dass Siealle Änderungen oder Ereignisse melden, die Ihre Tier 4-Studenten oder Ihren Sponsor betreffen Lizenz an das UKVI innerhalb der angegebenen Zeitrahmens. Sie sollten das Sponsor-Management-System (SMS) verwenden, um alle Änderungen der Umstände Ihrer Studenten zu melden, wie z. B. Änderungen der Kursdetails, des Studienortes, der Kontaktdaten, des Einwanderungsstatus oder den Abbruch des Studiums. Sie sollten das SMS auch nutzen, um alle Änderungen in Ihrer Organisation zu melden, z. B. Änderungen der Adresse, der Eigentumsverhältnisse, der Struktur oder des Schlüsselpersonals.
9. Interne Audits durchführen
Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie immer auf ein UKVI-Audit vorbereitet sind, besteht darin, dass Ihr Compliance-Team regelmäßig interne Tier-4-Audits durchführt. Es ist wichtig, regelmäßig zu bewerten, wie Ihre Einrichtung bei einem UKVI-Audit abschneiden würde. Die Überwachung Ihrer Compliance-Leistung und die Identifizierung von Verbesserungs- oder Problembereichen ist ein guter Weg, um die UKVI-Compliance zu gewährleisten.
10. Fragen stellen oder um Rat fragen
Unser letzter Top-Tipp für die Einhaltung der UKVI-Vorschriften? Lassen Sie sich vom UKVI beraten, wenn Sie Zweifel oder Fragen zu Ihren Pflichten als Tier-4-Sponsor haben. Es ist weitaus besser, sich um eine Klärung bestimmter Regeln oder Pflichten zu bemühen, als zu riskieren, sie zu verletzen.
Für Einrichtungen, die ihre Tier-4-Förderlizenz für internationale Studierende behalten möchten, ist es wichtig, dass die Einhaltung der UKVI-Vorschriften oberste Priorität hat. In diesem Leitfaden haben wir unsere besten Tipps zur Gewährleistung einer revisionssicheren UKVI-Compliance zusammengestellt. Diese basieren auf unserer Erfahrung und unserem Wissen über die UKVI-Compliance als führender Anbieter von UKVI-Compliance-Lösungen seit 2015. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Einrichtungen ihr Engagement für die Einhaltung der UKVI-Vorschriften unter Beweis stellen und das Risiko des Verlusts ihrer Tier-4-Förderlizenz vermeiden.
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