L'université d'Aston stimule la rétention des étudiants

Aston a introduit SEAtS en 2017. Les données sur l'assiduité ont permis d'améliorer les processus relatifs à l'utilisation des espaces et à l'emploi du temps, ainsi que d'atteindre chacun des trois objectifs clés : rationaliser les rapports sur la conformité des visas des étudiants, générer des données sur l'assiduité à l'accréditation professionnelle pour la nouvelle école de médecine d'Aston, et informer les stratégies de rétention des étudiants.

Aston a remporté une grande victoire grâce au puissant système d'alerte précoce qui fournit une image claire de l'engagement des étudiants avec des communications automatisées pour rationaliser l'approche des étudiants et obtenir de meilleurs résultats.

Le défi

Les exigences en matière de parrainage des visas d'étudiants et les besoins en matière d'accréditation professionnelle, combinés à la recherche soutenant la corrélation entre l'assiduité et l'amélioration des résultats des étudiants, ont été des facteurs clés dans le choix des alertes SEAtS.

Pourquoi Aston a choisi SEAtS

• Part de marché - SEAtS est l'une des principales solutions de gestion de l'assiduité des étudiants au Royaume-Uni. 70% des universités londoniennes utilisent SEAtS pour enregistrer les présences des étudiants. Il était important pour Aston de s'associer à une solution éprouvée en choisissant SEAtS.
• Accès aux utilisateurs actuels - SEAtS a facilité le contact avec les clients clés sans conditions. Aston a estimé qu'il était important d'aller au-delà de l'argumentaire de vente et d'engager des discussions franches avec les utilisateurs actuels sur l'utilisation quotidienne de la solution.
• Flexibilité - En discutant avec les utilisateurs actuels de SEAtS, Aston a pu constater la flexibilité de la solution. Cela inclut les nombreuses options matérielles pour les différents espaces d'enseignement, les tableaux de bord personnalisés et les capacités de reporting personnalisées. Cela signifie qu'Aston peut faire les choses à sa manière, plutôt que d'adapter ses processus internes à des systèmes rigides.
• Intégration - Il était important que SEAtS puisse s'intégrer aux solutions existantes de l'université d'Aston, notamment SITS (système de gestion des étudiants) et CELCAT (solution d'emploi du temps).

La solution

SEAtS Alert combine les rapports d'assiduité avec un soutien ciblé aux élèves et des communications automatisées pour de meilleurs résultats.

L'intégration Microsoft facilite l'adoption rapide
La plus grande surprise a été la rapidité avec laquelle les étudiants ont adopté le contrôle de l'assiduité de SEAtS. Ils s'attendaient à des réactions négatives, mais ils ont découvert que non seulement les étudiants étaient soucieux de maintenir un bon niveau d'assiduité, mais qu'ils appréciaient que l'université se préoccupe de leur présence ou non, qu'elle leur demande de manière proactive s'ils étaient d'accord s'ils ne se présentaient pas en classe.

L'impact

L'assiduité des étudiants a augmenté de 3 % chaque année universitaire depuis la mise en place du système. Les exigences en matière de rapports sur la conformité des visas sont passées de plusieurs mois à quelques minutes, tandis que l'accréditation professionnelle n'est plus qu'à un clic de souris.

L'université d'Aston peut désormais réagir plus rapidement aux besoins des étudiants et intervenir rapidement auprès des étudiants à risque.

Aston a obtenu un taux d'adoption de 87 % au cours des deux premières semaines. Cela montre que les étudiants se soucient de leur assiduité et qu'ils sont désireux de mesurer leur propre réussite.

L'un des principaux avantages de l'utilisation de SEAtS a été la découverte d'espaces et de ressources gaspillés sur le campus. En utilisant les données de SEAtS, Aston a découvert que jusqu'à 3 salles étaient souvent réservées pour un seul événement pédagogique, et que la plupart du temps les étudiants n'accédaient qu'à l'une d'entre elles. Les données de SEAtS ont maintenant éliminé le besoin d'audits manuels des salles et ont amélioré la précision des horaires et l'utilisation de l'espace.

Aston en est à sa quatrième année d'utilisation du logiciel SEAtS et prévoit d'étendre l'utilisation de la suite de fonctionnalités SEAtS. Les données SEAtS ont permis de rationaliser les processus internes, d'augmenter la productivité et de favoriser le bien-être des élèves grâce à des données de présence fiables.